Logistikk/Informasjon

Innhold

1 Mannskap 2022 - Logistikk/Informasjon
2 Oppgaver
3 Rapport 2022
4 Lessons Learned / Tips til arrangementet i 2023
5 Tidligere år

Mannskap 2022 - Logistikk/Informasjon[rediger]

Navn	e-post	Mobil
Thomas Langebro	thomas.langebro@xxxx.no	xxxxxx

Oppgaver[rediger]

Kopier alle tidligere wiki sider, både Hovedside og Prosjektportal. Se Kopiere_Wiki_Sider.
Opprett egen bruker for årets styre og rodeledere. Se Opprett_Brukere.
Opprette backup for wiki'en
Kontakt klassens foreldrerepresentanter for oppdatert trinnliste.
(Bruke introduksjonsmanual fra 2013) Lage INTRODUKSJON MANUAL til 17.mai arrangement som inkluderer:

- Brukermanual til wiki (howto, brukernavn, passord, redigering etc..) - Fremdriftplan til året arrangement med tidspunkt, oppgaver og ansvarlig - kommunikasjonplan (hvordan man kommunisere ved bruk av wiki'en)

Medium:INTRODUKSJON_MANUAL (inkl.BRUKERMANUAL til wikien) til 17_Mai arrangement.pdf Brukes til første møte (kickoffmøte) med rodeledere

Merk: For 2022 importerte vi IKKE klasselistene inn i Wiki ettersom disse listene inneholder kontaktinformasjon som ikke bør ligge åpent på Internett. Klasselistene ble i stedet sydd sammen til en liste/ oversikt med fordeling av alle ressurser (foreldre) i et Excel regneark. I dette regnearket fordeles hver ressurs til en rode og flex-oppgaver. Dokumentet tjener som fullstendig ressursplan og holdes løpende oppdatert med telefonnummer og epostadresse til samtlige ressurser.

Logistikksjefens rolle

Ha opplæring av rodeledere i wiki'en
Distribuere ressurser ut til de forskjellige rodene i samarbeid med rodeledere
Be Rodeledere om å kontakte hver foreldre i sin rode for å be dem å validere/endre kontakt info. Rodeledere melder endringer til Logistikksjef.
Oppdatere Hovedside og Prosjektportal kontinuerlig
Organisere statusmøte og innspurtmøte med alle rodeledere
Støtte rodelederne
Reallokere ressurser på tvers av rodene om nødvendig
Etablere og publisere logistikkplan (oversikt per rode) for 16. og 17.mai
Oppdatere fremdriftplan med riktig dato/ oppgaver/ ansvarlig
Ta vare på rodeledere!
Ha det gøy!

Rapport 2022[rediger]

Rapport 2022 for Logistikk.

Logistikkjobben handler i all hovedsak om to ting: fordeling av ressurser og deres ansvarsområder/ arbeidsoppgaver, samt kjøreplan for 16. og 17. mai. Det er logistikksjefen som har det overordnede blikket på arrangementet.

Ressursene er alle foreldrene som skal være med på arrangementet. Her er det viktig å få en 100 % oppdatert og korrekt liste fra klassekontaktene. Det er mye arbeid å klippe og lime fra alle klasselister inn i ressursfordelingen. Jeg måtte be skoleledelsen om hjelp til å validere antall barn per trinn og antall foreldre (justere for nye elever, tvillinger og eneforsørgere). Ressursplanen bør utarbeides før begynnelsen av nyåret slik at Rodelederne kan etablere sine Roder så tidlig som mulig og starte planlegging av arbeidene.

Fra oppstartsmøtet er det allokert ressurser iht. anbefaling og ønsker, men det kan hende at logistikksjefen må reallokere ressurser slik at totalen blir korrekt. Akkurat dette bør meldes på oppstartsmøtet for å unngå forvirring blant både ressurser og Rodeledere. Ting å ta hensyn til er språk, om noen trenger barnepass for mindre søsken på 17. mai osv. Det er også viktig å få på plass en flexordning, dvs. at noen har oppgaver på flere roder i løpet av 16. og 17. mai. I perioden man selger lodd er det f.eks. viktig at flest mulig deltar. Det er også smart å ha enkelte ressurser tilgjengelig for uforutsette situasjoner.

Kjøreplanen er i stor grad basert på fjorårets kjøreplan, men detaljene må gås igjennom og tilpasses hvert års arrangement. Kjøreplanen må avstemmes med alle rodelederne og publiseres på nettportalen for alle.

Nettportalen (wiki'en) er også logistikksjefens ansvar. Sørg for å lære opp alle rodelederne i å bruke denne. Dette er arrangementets opplærings- og kommunikasjonsportal og den skal også ivareta historikk for påfølgende års arrangement. Hver enkelt rode må finne ut hvordan kommunikasjonen skal gå internt - via mail, Facebook el.l..

Vi hadde 125 ressurser tilgjengelig (Rodeledere medregnet) på vårt arrangement i 2022. Alle foreldre skal stille opp og jobbe hardt for å få gjennomført arrangementet på en best mulig måte.

Lessons Learned / Tips til arrangementet i 2023[rediger]

Flexordningen må kommuniseres tydeligere!

Hjelp rodelederne med å sørge for at foreldrene forstår at de må stille opp på flere roder.

Russevaktordning.

Bruk Togroden til dette. Viktig å avsette nok ressurser til å organisere og passe på barna når russen kommer. I 2019 var 4-5 russebusser innom, og de hadde et svare strev med å dirigere trafikken, passe på barna osv.. Her bør man være min. 6 stk. ressurser som passer på. Dette var ikke et problem i 2022 da det kun var en buss innom i kort tid. Den forlot skolen før barnetoget kom.

Organisering av busser og toget til Skaugum har ingenting med 17.mai komiteen å gjøre.

Kommunen arrangerer toget til Skaugum og organiserer bussene. Ettersom alle 5.klasse foreldrene har nok å gjøre på 17.mai kan ikke klassekontaktene følge 5.klassen på bussen slik skolen forventer.

Program til Askermagasinet / Asker kommune

17. mai-programmene blir ikke lenger publisert på papir, kun på nettsider. Sendes til nettredaktør Øyvind Moen i Aksermagasinet. Kontaktinfo Øyvind Moen Internettredaktør Kommunikasjon (+47) (+47) 474 68 626 oyvind.moen@asker.kommune.no asker.kommune.no

Avklar busstider og plass i Skaugumtoget i god tid med skoleledelsen. Her finnes oversikt over plassering i toget. https://www.asker.kommune.no/kultur-idrett-og-fritid/17.-mai/togoppstillingsplass-17.-mai/

Kommunen kan ikke ha skolen åpen uten at en kommunal vakt er tilstede. Varsle skolen i god tid!

Recep er ansatt av kommunen og leies ikke inn av 17. komiteen. Han vil dog spørre når skolen må åpnes og stenges. Vi åpnet skolen 0630 og stengte denne 1630, noe kortere enn det er ikke realistisk. Recep var tilstede hele denne tiden. Sørg for å varsle skolen og avtale tidspunkter god tid i forveien (feks i mars).