Logistikk Informasjon 2018

Innhold

1 Mannskap 2018 - Logistikk Informasjon 2018
2 Oppgaver
3 Rapport 2018
4 Lessons Learned / Tips til neste år
5 Tidligere år

Mannskap 2018 - Logistikk Informasjon 2018[rediger]

Navn	e-post	Mobil
Peder Staubo	peder@staubo.net	90609298

Oppgaver[rediger]

Kopier alle tidligere wiki sider, både Hovedside og Prosjektportal. Se Kopiere_Wiki_Sider.
Opprett egen bruker for årets styre og rodeledere. Se Opprett_Brukere.
Opprette backup for wiki'en
Kontakt klassens foreldrerepresentanter for oppdatert trinnliste.
(Bruke introduksjonsmanual fra 2013) Lage INTRODUKSJON MANUAL til 17.mai arrangement som inkluderer:

- Brukermanual til wiki (howto, brukernavn, passord, redigering etc..) - Fremdriftplan til året arrangement med tidspunkt, oppgaver og ansvarlig - kommunikasjonplan (hvordan man kommunisere ved bruk av wiki'en)

Medium:INTRODUKSJON_MANUAL (inkl.BRUKERMANUAL til wikien) til 17_Mai arrangement.pdf Brukes til første møte (kickoffmøte) med rodeledere

Merk: For 2018 importerte vi IKKE klasselistene inn i Wiki ettersom disse listene inneholder kontaktinformasjon som ikke bør ligge åpent på Internett. Klasselistene ble i stedet sydd sammen til en trinnliste med alle ressurser (foreldre) i et Excel regneark. I dette regnearket fordeles hver ressurs til en rode og eventuelle flex-oppgaver. Dokumentet tjener som fullstendig ressursplan og holdes løpende oppdatert med telefonnummer og epostadresse til samtlige ressurser.

Logistikksjefens rolle

Ha opplæring av rodeledere i wiki'en
Distribuere ressurser ut til de forskjellige rodene i samarbeid med rodeledere
Be Rodeledere om å kontakte hver foreldre i sin rode for å be dem å validere/endre kontakt info. Rodeledere melder endringer til Logistikksjef.
Oppdatere Hovedside og Prosjektportal kontinuerlig
Organisere statusmøte og innspurtmøte med alle rodeledere
Støtte rodelederne
Reallokere ressurser på tvers av rodene om nødvendig
Etablere og publisere logistikkplan (oversikt per rode) for 16. og 17.mai
Oppdatere fremdriftplan med riktig dato/ oppgaver/ ansvarlig
Ta vare på rodeledere!
Ha det gøy!

Rapport 2018[rediger]

Rapport 2018 for Logistikk.

Logistikkjobben handler i all hovedsak om to ting: ressurser og kjøreplan for 16. og 17. mai. Det er logistikksjefen som har helikopterperspektivet på arrangementet.

Ressursene er alle foreldrene som skal være med på arrangementet og her er det viktig å få en 100 % oppdatert og korrekt liste fra klassekontaktene. Det er litt arbeid å klippe/lime fra 4 klasselister på forskjellig format. Jeg måtte be skoleledelsen om hjelp til å validere antall barn per trinn og antall foreldre (justere for nye elever, tvillinger og eneforsørgere). Ressursplanen bør utarbeides før begynnelsen av nyåret slik at Rodelederne kan etablere sine Roder så tidlig som mulig.

Fra oppstartsmøtet er det allokert ressurser iht. anbefaling og ønsker, men det kan hende at logistikksjefen må reallokere ressurser slik at totalen blir korrekt. Akkurat dette bør meldes på oppstartsmøtet for å unngå forvirring blant både ressurser og Rodeledere. Ting å ta hensyn til er språk, om noen trenger barnepass for mindre søsken på 17. mai osv. Det er også viktig å få på plass en flexordning, dvs. at noen har oppgaver på flere roder i løpet av 16. og 17. mai. I perioden man selger lodd er det f.eks. viktig at flest mulig deltar. Det er også smart å ha enkelte ressurser tilgjengelig for uforutsette situasjoner.

Kjøreplanen er i stor grad basert på fjorårets kjøreplan, men detaljene må gås igjennom og tilpasses hvert års arrangement. Kjøreplanen må avstemmes med alle rodelederne og publiseres på nettportalen for alle.

Nettportalen (wiki'en) er også logistikksjefens ansvar. Sørg for å lære opp alle rodelederne i å bruke denne. Dette er arrangementets opplærings- og kommunikasjonsportal og den skal også ivareta historikk for påfølgende års arrangement. Vi hadde en pragmatisk tilnærming til portalen og internt i rodene ble det kommunisert på mail. Her må hver enkelt rode finne ut av hva som er mest praktisk.

2006 kullet er et lite kull så 17. mai 2017 lånte 17 foreldre fra 2007 kullet som har 91 barn. Etter fratrekk av de 17 som allerede hadde avtjent har 17. mai 2018 154 ressurser tilgjengelig (Rodeledere medregnet). Vi besluttet at alle foreldrene skal stille (det er fair), selv om tidligere år har gjennomført med ca 20 færre ressurser.

Lykke til! Hilsen Peder

Lessons Learned / Tips til neste år[rediger]

Flexordningen må kommuniseres tydeligere!

Hjelp rodelederne med å sørge for at foreldrene forstår at de må stille opp på flere roder.

Russevaktordning var nytt av året og fungerte veldig bra.

Bruk Togroden til dette. Jeg allokerte tre staute karer til vakt.

Flaggheis klokken 0645 er bare tull. Legg denne til kl 0800 iht flaggreglene.

Jeg forsøkte å flytte flaggheis til 0800 men ga etter for motstand. Skoleledelsen mente seremonien kl 0645 er så fin. Men det er ingen seremoni, bare masse stressa foreldre som kjører barna til skolen noen få minutter før bussen går klokken 0700.

Organisering av busser og toget til Skaugum har ingenting med 17.mai komiteen å gjøre.

Jeg måtte grave litt for å finne ut dette. Kommunen arrangerer toget til Skaugum og organiserer bussene. Ettersom alle 5.klasse foreldrene har nok å gjøre på 17.mai kan ikke klassekontaktene følge 5.klassen på bussen slik skolen forventer. Finn en annen ordning, bruk 4.klasse eller besteforeldre.

Program til Askerposten må ut tidlig april

Forespørsel kom brått på oss fra sekretær på skolen. Sendes til Svein Ivar Fors i asker kommune. Avklar busstider og plass i Skaugumtoget i god tid med skoleledelsen.

Kommunen kan ikke ha skolen åpen uten at en kommunal vakt er tilstede. Varsle skolen i god tid!

Recep er ansatt av kommunen og leies ikke inn av 17. komiteen. Han vil dog spørre når skolen må åpnes og stenges. Vi åpnet skolen 0630 og stengte denne 1630, noe kortere enn det er ikke realistisk. Recep var tilstede hele denne tiden. Sørg for å varsle skolen og avtale tidspunkter god tid i forveien (feks mars).

Antall komitemøter

Vi hadde 5 komitemøter, det var passe. Hyggelig var det og!! 1) Oppstartsmøte i november (med god vin) 2) Statusmøte i februar 3) Statusmøte i april 4) Innspurtsmøte tidlig mai 5) Debrief i oktober (bør legges tidligere men det forutsetter at SMS-lodd leverandøren leverer regnskapet før oktober..)