Innhold

1 Mannskap - Mat/Drikke 2013
2 Forberedelser 2013
3 Oversikt vedlegg for Mat og Drikke 2013
4 Ansvarsroller/områder
5 Tidligere år
6 2007

Mannskap - Mat/Drikke 2013[rediger]

Ønsket antall: 30 personer

Disse sidene er i utgangspunktet kopier av sidene fra 2011. Tilpass etter behov.

_________________________________________________________________________________________________________________________

Mat & Drikke 2013 v/Rodeleder Jostein Larsen

Gjennomgang av forberedelser og gjennomføring med forbruk legges til her.

Forberedelser 2013[rediger]

Det ble avholdt 2 gruppemøter (1 i begynnelsen av mars og nummer 2 rett over påske) der vi på det første møtet manglet 5 deltakere og på det andre var vi 3 i minus. På gruppemøte 1 gikk vi igjennom vedlegg 1 med oversikt over områdene, de ansvarlige for underaktivitene og utsjekk oppgaver før under og etter avvikling av 17. mai-arrangementet. Det er viktig at leder av roden har full kontroll på alle underoppgaver. Denne gangen stod leder for hoveddelen av bestilling av mat og rekvisita og hadde samtidig svært god støtte ved avtale om mineralvann med Coca Cola Enterprises Norge AS. Vi fikk også bistand fra sponsorgruppa med spons av avfallscontainer (blandet avfall) 10m3 som ble plassert på øvre parkering utenfor inngjerding til friidrettsområdet. Leder må også besørge at kontakt med NIL er etablert og at alle detaljer i kjøreplan er avklart med de impliserte rodene slik at rett antall bord og telt blir rigget og at det er tilstrekkelig med stikk/strøm. Dette siste var et lite problemområde 2013 og vi måtte strekke skjøteledninger fra klubbhus for å få nok strømtilførsel til salgsbodene.

Under går vi igjennom de enkelte områdene, behov og så langt som mulig detaljer for anskaffelse og gjennomføring.

Ansvarsfordeling oppgaver

Oppgaver som må fordeles er:

- Innkjøp pølser og rekvisita

- Sponsor for hvert enkelt eller enkelte ansvarsområder

- Innkjøp iskrem

- Innkjøp mineralvann

- Kakebaking og kakelogistikk (her bør vafler hel-integreres)

- Logistikk og transport

Leder har ansvaret for at alle momenter er på plass.

Materiell

Alt nødvendig materiell som gjenbrukes er lagret i jordkjeller i gammelt skolebygg; inn dør nærmest guttegarderoben. Dette står i ,og ved, en relativit stor kasse i tre-finér. Her er varmeplater (4 stk a 2 soner), kaffetraktere (Coffee Queen,3 stk), ca 10 kaffekolber i glass (til Coffee Queen-trakterne, pølsevarmere (4 stk). Diverse pappkrus kaffe og te og restopplag servietter og papir fra tidligere år samt 2013 når dette leses. Blå forklær (ca 35 stykker) ligger samme sted. Disse brukes av alle som deltar under avvikling av arrangementet. Disse skal så vaskes av den enkelte, strykes og sendes med eleven tilbake til skolen via kontaktlæreren. Roden disponerer 100 serveringsbrett i plast (brun farge) og har tilgang til plastduker (deler med pynteroden) som dekker ca 20 meter med serveringsbord/ under telt. Husk at alt må behandlet forsiktig; gjenbruk er et stikkord her.

Bestilling

Mat og tilbehør ble bestilt via KIWI Nesøya; dette gjelder også iskrem (Hennig Olsen) da det fra 2013 var innført ny rutine for bestilling via nærmeste Hennig Olsen-utsalg. E-post til KIWI Nesøya er ........

Pølser med tilbehør

Det ble bestilt 1200 pølser (Wiener) fra Gilde (her bør det ikke spares på kvalitet); vi fikk dette volumet til ca NOK 55,-/kilo. KIWI Nesøya sponset sennep og ketchup, pølsebrød, servietter og kaffe-/tekrus i papp. Se vedlegg 4 for dette. Tilbehør til vaffelsteking, teskjeer (ble bestilt, men var ikke på lager hos leverandør. Det var plenty teskjeer i gammelt lager og vi brukte da dette. Pølsklyper og pølsestativ (ca 10 stativ) ble gjenbrukt fra tidligere år.

Iskrem

Det ble opprettet kontakt med Hennig Olsen direkte (Gro Dedekam var vår regionkontakt hos Hennig Olsen; gro.dedekam@hennigolsen.no. Nytt av året var at vi måtte bestille via en butikk-kontakt, altså KIWI Nesøya for vår del og butikksjef Magnus var svært behjelpelig både med bestilling via ham selv (se vedlegg 5), til midlertidig oppbevaring til iskremen ble hentet. Sentralt her var at Hennig Olsen lånte oss 2 frysedisker som ble levert klubbhuset fredag 11. mai. Husk at i vedlegg 5 må MOODI tas ut av endelig volum; dette ble gjort grunnet pris og antakelsen om at 15 esker ekstra ville bli for mye (noe som viste seg å stemme). 1 frysedisk ble plasser mot bakvegg i mat-teltet (på midten) og denne ble også benyttet til å kjøle ned mineralvannet underveis i arrangementet den 17.. Iskrem ble også solgt fra disk nr 2 som ble trillet inn i kiosk (NIL sin disk ble trillet ut i møterom og stod der under arrangementet).

Mineralvann

Det ble inngått ny avtale med Coca Cola Enterprises Norge AS og det ble sponset 10 kasser med Coca (6 kasser med Zero), og vi bestilte 65 kasser med forskjellige innhold. Prismessig fikk vi en bedre avtale direkte med Coca Cola Enterprises Norge enn med butikk/forhandler. Vi havnet på ca. 15 kroner per flaske inkl. pant inn til gruppa. Mineralvannet ble levert med Vending-bil direkte til NIL 16. mai og plassert på euro-paller i mat-teltet. Disse ble satt opp på 3 områder mot "bakvegg" i telt (1 på kort-side mot skate-rampen). Under 17. mai-avvikling

Pizza

Vi fikk avtale Westend Bakerier AS om totalleveranse, og totalsponsing av 60 stk pizza til arrangementet. NIL har en dedikert pizzaovn fra Westend som kan steke dobbelt (og det er et must!). Om mulig bør man ha 2 ovner der nr. 2 står ute i teltet/ved telt-areaet og stekeri 2 soner samtidig. Dette vil gjøre det enklere og holde "mat-vinduet" åpent; husk at omsetningen foregår i max 4 timer i løpet av denne dagen og jo større samtidighet man har på de enkelte delene, jo lettere er det å holde tilgjeneligheten på topp! I tillegg til pizza-sponsingen fikk vi låne serveringskurver, 1 pizza-kniv og tilstrekkelig med pizza-papir (i kurv under pizza). Det er viktig at pizza pakkes i single esker og settes til tining i klubbhuset (møterommet) om kvelden den 16. mai.

= ==

Oversikt vedlegg for Mat og Drikke 2013[rediger]

Vedlegg 1: Arbeidsfordeling mat og drikke 2013 med ansvarlig, ansvarsområder og statuskolonner [[1]]

Vedlegg 2: Første e-post til hele gruppen/ 28 personer [[2]]

Vedlegg 3: Grafisk oppsett mat&drikke-roden [[3]]

Vedlegg 4: Bestilling KIWI 2013 [[4]]

Vedlegg 5: Bestilling Hennig Olsen via KIWI [[5]]

Ansvarsroller/områder[rediger]

Under rodeleder er det 6 viktige ansvarsroller/områder

Innkjøp/spons mat og drikke
Innkjøp rekvisitamateriell
Transport hente/returnere varer
Kakebake ansvarlig- info adm av all bakst samt koordinering av mottak (inkl kaffe
Salgsboder ute
MatAdministrasjon|Administrasjon