Styre 2013

Mannskap - Styre 2013

Styret er oppdelt med følgende funksjoner:

Styreleder: Pernille Jensen	Nestleder: Kathrine Lindholm	Okonomi: Sylvia Bull Wiig	Logistikk & Informasjon: Bjørn Thomassen
			Fil:Bjorn.jpg

<include noesc nopre src="http://www.maxb.no/grp/grp_event_participant_wiki.php?eid=145"/>

Rapporten Medium:17_mai_2013_Rapport.pdf

Oppgaver

Leders oppgaver:

• Kalle inn til felles møter
• Presentere oppgaver som tilhører de forskjellige rodene
• Delegere oppgaver til rodemestere
• Kontakt med skolen
• Når og hvor elevene skal bli plukket opp for tog til Skaugum
• Hvor skal de settes av ved ankomst til Nesøya
• Avtale med skolekorpset om tidspunkt og lengde på spillingen
• Koordinere rundt 7. trinns talene (antall og ca. lengde)
• Dialog med skolen ang. innholdet i programmet til mediene
• Skaffe en konferansier for dagen

Nestleders oppgaver:

• Samarbeider med leder om planlegging og oppfølging.
• Ansvar for nøkler til skolen/lager slik at alle vet hvem de kan kontakte for å få tak i denne.
• Skrive referater fra møter

Årets utfordringer

Det var selvfølgelig at vi ikke skulle være på skolen. Hvor skulle vi være? Flere alternativer ble vurdert, blant annet Hvamodden. Dette falt bort da vi tenkte på sikkerheten. Mange mennesker og lett kaos. Alt for nære vannet liten oversikt. Strøm var også en annen utfordring. Derfor falt det på idrettsbanen etter samtale med NIL og hvor retningslinjene for bruken av banen og klubbhuset ble lagt frem. En annen del var/er at daværende 5. trinn 2012/13 er få elever. Det løste seg ved at vi fikk «låne» elever fra 4. trinn. De som stilte opp bør fortrinnsvis sees på at de har gjort sin innsats. Dessverre var det ikke alle som hadde fått klare retningslinjer så de kan nok brukes for 2013/14. Spør hvem som gjorde arbeid. Vil samtidig benytte anledningen til å takke 5. trinn (2012/13) og de som stilte fra 4. trinn om tusen hjertelig takk for all innsats som ble legt ned i arbeidet for å få gjennomført arrangementet. Vi gjorde mye nybrottsarbeid og håper at neste års 5. trinn kan benytte seg av det vi har erfart.

Høstens foreldermøte

Hele trinne var kalt inn til foreldermøte, hvor forrige års-trinn hadde fått tid. På dette møte ble det pressentrert de forskjellige oppgavene for alle foreldre. Her ble også foreldre satt opp på de forskjellige oppgavene. Det som jeg ser i ettertid kan være lurt er at rodemestrene blir satt opp og så sitter de og styrer påskrivingen i etterkant. Det er enkelte roder som er mer populært enn andre. Leder og nestleder velges aller først. Ingen får gå før disse oppgavene er satt. Rodemestere og lederne. For de foreldre som ikke har kommet på møte, blir plassert i rodene. Alle må stille. Dessverre så tror noen at de har mindre tid enn andre og at deres gjøremål er viktigere enn andres også. I den forbindelse er det viktig å si at dette gjøres for barna våre.

Styre

De hadde ett møte i midten av november for å planlegge Styre og rodemester møte i januar. Her fordelte vi oppgavene oss i mellom. Styret ledet ellers Styre og rodemestermøtene som det i alt var fire stykker av. PowerPoint-presentasjonene ligger ved.

Agenda på første møte

• Velkommen
• Presentasjon av styret og rodemestere
• Presentasjon av oppgavene
• Gjennomgang av 17. mai portalen

Agenda på andre møte

• Velkommen
• Rapport fra hver rodemester
• Gjennomgang av 17. mai portalen
• Økonomi

Rapportens innhold for å begrense tidsbruken var som følger:

• Kontakt med alle rodemedlemmer
• Hvem evt. mangler
• Hva er gjort for å få kontakt
• Status
• Utstyr
• Personer
• Økonomi
• Hvem trenger dere å samarbeide med
• WIKI-en

Agenda på tredje møte

• Velkommen
• Rapport fra hver rodemester
• Økonomi

Agenda på fjerde møte

• Velkommen
• Økonomi
• Rapport fra hver rodemester
• WIKI-en
• Fra lederen

Rapportens innhold denne gangen var som følger:

• Oppgavene til roden
• Hvem har sponset og hva sponset de med
• Hvor mange var i roden
• Hvor mange trengtes ekstra på 17. mai
• Hvordan ble tingene planlagt i forkant
• Gjennomføringen på 16. mai
• Gjennomføringen på 17. mai
• Hva kan gjøres andeledes?

Dette var også ment som en hjelp til å skrive rapporten, som kunne legges ut på WIKI-en. Vi erfarte at dette tok for lang til å gjennomføre på møte så vi snakket heller litt generelt rundt disse punktene. Det var dessverre ingen som tok gode nok notater. Jeg vil anbefale å dele ut denne oversikten i starten slik at rodemestrene vet hva de skal jobbe med hele veien. Bedre å være føre var enn etter snar.

Hvordan utveksle informasjon

Det er fra tidligere år bruk en nettportal som Max her på Nesøya drifter og eier serveren. Der ligger det tidligere års erfaringer helt fra 2007. Denne har noen begrensninger men alt i alt, den er nok det lureste alternativet. Starter man en egen variant, kan det være vanskelig å ha oversikt fra tidligere år. Om man like vel skulle velge en annen løsning, husk at det alltid er nye grupper som trenger å få tak i den informasjonen som dere legger inn på den varianten og lese tidligere års erfaringer. Jeg vil anbefale at info/logistikk får oversikten over brukernavn og passord da vi opplevde at det var lett å glemme begge deler siden portalen ikke var i bruk hele tiden. De av rodemestrene som ikke føler seg komfortable med å bruke nettportalen fikk tilbud om å skrive informasjonen på word.doc og det ble lagt inn for dem. Dette fungerte utmerket.