Diskusjon:Styret
Til Leder og Nestleder for 17. Mai komitéen 2023.
Gratulerer så mye med vervene! :)
Den viktigste oppgaven dere har nå, er å sette dere godt inn i alle rodeledernes oppgaver i dokumentene her på Wiki sidene, slik at dere sammen har oversikten over arrangementet/målet. Gå deretter gjennom med hver enkelt rodeleder at alle oppgaver som skal utføres i roden er lest og forstått. Følg opp rodeleder på om oppgaver er utført underveis og at tidslinjen følges. Fordel gjerne rodeansvaret mellom dere, men på et eller annet tidspunkt, så "vokser" rodene litt i hverandre, så det er fint å vite litt om alt. På den måten kan man også best bistå når man får spørsmål fra rodene. Hvis feks. en av rodene er sen med sine oppgaver, så kan det påvirke at trykk roden som sitter i siste leddet, i verste fall ikke får tid til å fullføre sine oppgaver.
Første jeg gjorde etter foreldremøtet der 17. Mai komiteen ble valgt, var å samle inn navn, mob. nr. og epostadresser til de nyvalgte rodelederne, før de gikk hjem. Noen dager etter opprettet logistikk-roden Wiki sidene her og sendte disse ut på en link til rodelederne via e-post. Rodelederne ble så bedt om å sette seg godt inn i oppgavene sine til det første møtet, slik at de kunne komme med sine spørsmål.
Jeg kalte inn til første digitale møte i starten av Januar, det var i seneste laget. Anbefaler å starte tidligst mulig, da tiden går raskere enn man tror! Hadde ca. 1 møte pr. mnd. noe oftere i Mai når det begynner å dra seg til.
Jeg anbefaler at ingen foreldre kan drive "lobby" og sette seg opp på en ønsket gruppe i forkant. Det er mest rettferdig at dette fordeles etter klasselister fra logistikk.
Vi hadde kun Teams møter pga. både korona og at det skulle passe for flest mulig i en travel hverdag. Sikkert hyggelig om man får til å treffes. :) Jeg laget gruppe på Facebook med alle rodelederne og en annen gruppe for styret. Dette fungerte som en grei arena for kommunikasjon i tillegg til e-post. Anbefaler at man begrenser hvor kommunikasjonen skal gå til færrest mulig treffpunkt da det blir mange plattformer å forholde seg til hvis ikke, og man kan fort miste oversikten de siste ukene før 17. Mai, når alle detaljene skal på plass. :)
Min anbefaling er at det i år kommer til en ekstra rode som tar seg av marked/spons og kommunikasjon. Det er mye informasjon som skal gis til foreldregruppen og det er best at dette blir samlet inn fra rodene slik at det kan formidles samlet ut, istedenfor at alle rodene informerer hver for seg. Det er også fint at noen tar seg av hvor/hvordan man vil kommunisere arrangementet ut på feks. kommunens hjemmeside, sosiale medier, lokalaviser m m. Denne gruppen bør også ha et samarbeid med skolen om hva som kommuniseres og hvor.
Viktig at man tidlig får frem budskapet til foreldregruppen at dette er en STOR felles dugnad for ALLE barna på skolen. ALLE må bidra (dvs. BEGGE foreldrene) for at man skal dra i land dette store rigget. ALLE må sette av 16. Mai og 17. Mai, informer tidlig! Ingen kan betale seg ut, da man trenger hendene for å gjøre jobben! Foreldrene får en hovedoppgave pluss en flex oppgave og ALLE må rydde etter arrangementet er ferdig på 17. Mai.
Dette er FAU`s eneste inntektskilde! Det MÅ derfor være et stort fokus på å holde kostnadene lavest mulig og jobbe hardt for sponsormidler! Vi leverte tidenes overskudd med 113.000,- kr. og håper dere slår dette i 2023, det må klart være målet! FAU kalkulerte i år i sine budsjett med et overskudd på 85000,- kr.
Med dette ønsker jeg dere masse lykke til!
Skulle det være noen spørsmål, så bare ta kontakt på mob. 99596360.
Mvh Bente Elin Hjelen
